社内の資格管理のススメ

会社における資格管理とは

業種によっては一定の資格者を有しないと業務を行えないものがあります。そのため会社で誰が、どのような資格を保有しているか資格管理しておくことは経営に関わる重要なことです。会社内の統一したシステム上で資格管理を行うことが、望ましいといえます。

部門ごとにバラバラに管理していたのでは、人員配置や資格手当などの給与体系が適切に運営できないなどの影響が出ることもあります。誰が、どのように資格管理するのか規定をしておくことが必要です。

資格管理の効果やメリット

資格によっては一定期間ごとの更新が必要なものがあります。

資格管理を個人や一部門に任せていると、気づかないうちに更新期限が切れていた、となることも起こり得ます。公的資格以外の社内資格についても、人事評価上の重要な指標の一つとなりますので管理部門等で会社全体を一元的に管理するシステムが必要です。

部署ごとに管理規格が違う場合などは集約するための作業をしなければなりません。資格管理も会社内で統一することで業務効率化を測ることができます。

機能別に比較
タレントマネジメントシステム
24ツール

資格管理の具体的事例

更新期限のある資格の場合、期限の一定期間前に要更新アラートを出すなどで失効を防ぐ方法があります。個人の記憶に頼るのはリスク管理上好ましくありません。

エクセルなどで人名、資格名、取得年月日、有効期限等の一覧表を作って資格管理を行う会社もあります。ただしこの場合、人や部署によっては表自体を自分が使いやすいように改変してしまうこともあります。管理ツールはできるだけ全社的に統一することを推奨します。

スキルを見える化に役立つオススメの資格管理ツール

スキルを見える化する資格管理の社内システム統一におすすめのツールをご紹介します。適切な人員配置や採用計画を立てる時にも有効です。

ヒトマワリ

新たに資格取得した場合などの人事データの更新も簡単に行えるヒトマワリ。ワンクリックでスピーディーに対応できるため、管理部門の負担も少なく導入することができます。直感的な操作で、あらゆる人事データを網羅的にシステム化することができます。

SKILLNOTE

事業所や部門ごとに資格保有状況や有効期限を管理できるのがSKILLNOTEです。資格別の人数や年齢別の資格分布などをすぐに呼び出せる機能がついているため、採用計画や人員配置に利用することもできます。

失効を防ぐ有効期限アラートメールなど確認作業の手間を省け業務効率の向上も期待できます。